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西安工程大学会计电算化内部管理规定

发布时间:2016年06月23日 09:25   文章来源:财务处   浏览次数:


工程大财字〔201117

第一章  总则

    第一条  为了实行会计电算化的规范化管理,保证计算机软、硬件系统的正常运行,特制定本规定。

    第二条  在本制度中没有做出特别规定的会计事务,按照《高等学校会计制度》办理。

第二章  岗位分工及人员职责

    第三条  会计人员岗位分为:会计主管、系统管理、审核、制单(填制会计凭证)、复核、(现金和银行)出纳、记账、工资管理、会计报表、档案管理。

    根据业务量的大小,配备岗位人员,可以一人一岗,一人多岗或一岗多人,但岗位设置应符合内部监督制度要求。

    第四条  执行系统管理的人员称为系统管理员,系统管理员应保持相对稳定,不宜经常变动。

    系统管理员必须精通本单位的财务会计业务,较一般操作使用人员具备更高的计算机使用知识,熟练掌握在用系统的维护和使用。

    系统管理员对软件、硬件系统进行管理和维护。执行对操作人员的管理和计算机档案管理的职能,维护系统的运行,对计算机系统安全可靠性运行总负责。

    第五条  系统维护人员由财务处指定专人负责。

    第六条  系统运行发生故障时,操作使用人员应报告系统管理员。系统管理员应及时记录故障情况并采取相应的处理措施,对于重大运行故障,系统管理员必须根据故障的发生和处理情况填写故障报告单。系统管理员解决不了的运行故障,应及时通知系统维护人员帮助解决。

第三章  操作使用人员的管理

    第八条  操作使用人员是指有权进入当前运行的会计系统并调用系统全部或部分管理功能的人员,对操作人员的人数、口令(或密码)和使用权限必须严格管理,这项工作由系统管理员单独执行,其他人员不得代理。

    系统管理员有权对操作人员的操作进行检查监督,防止不规范的操作使用。

    第九条  系统管理员必须根据业务需要确定操作使用人员,与业务无关人员不得作为系统操作人员使用,系统管理员必须根据单位会计工作岗位和人员分工正确分配系统操作人员的权限。每个操作使用人员只能拥有其分工范围内的操作使用权限。

    数据输入员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改数据,如发现差错,应在输入计算机前及时反映给凭证填制人或系统管理员。已输入计算机的数据,在登账之前发现差错,可按凭证数据进行修正。如登账之后发现差错必须另作凭证,以红字冲销,输入计算机。

    除了系统管理员之外,其他人员不得打开数据库文件进行操作,不得随意增删和修改数据、源程序和库文件结构。操作人员必须经过培训,经系统管理员认可合格后,方可上机。计算机操作人员不准在财务处局域网连接机上切换外网、安装或播放与账务无关的软件及光盘。出纳人员,程序设计人员不允许进行系统性的操作。系统软件,系统开发的文档资料,均由系统管理员负责并指定专人保管,未经系统管理员许可,其他人员不得擅自复制、修改和出借。在会计系统运行过程中,操作使用人员如果要离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防其他人员越权操作。

    第十条  输入机器的操作使用人员的姓名必须使用真实的姓名。

操作使用人员的口令除操作使用人员自己和系统管理员以外,不得告诉其他任何人。

    进入新的会计年度或更换系统管理员时,全部操作人员的口令必须更换一次,任何一个操作人员的口令如果泄露,必须及时更换,并视情节给予泄密人员必要的处理。

    第十一条  由于系统管理员对系统操作使用人员的人数和权限把握不严或泄露了操作使用人员的口令,造成操作使用人员职责不清并影响系统安全运行时,系统管理员应负全部责任。系统管理员擅自越权修改账目,严格按照《会计法》相关规定处理,情节严重的交由校纪委处分。

第四章  账务处理

    第十二条  每年年初(或上年年末)建立新会计年度完整的账务数据库文件,设置新会计年度的会计科目。

    根据《高等学校会计制度》,并按照当前运行的会计系统规定的规则设置会计科目,当年使用的会计科目一般在年初设置完毕。年度中间可以追加新的会计科目,删除未使用过的会计科目,已经制单或记账的科目不得删除或修改。

    第十三条  必须在新年度开始10天内完成结转各账户年初余额的工作。

    年初余额在当年记账以前可以修改,当年记账以后年初余额不得直接修改,单位只能通过填制记账凭证进行调整。

    第十四条  任何登记入账的经济业务都必须填写记账凭证。记账凭证的摘要必须规范填写。记账凭证编号必须连续。编号出现间断时,应在断号的第一张凭证上注明间断的编号,在打印输出该张凭证上注明断号原因并签名或盖章。

    第十五条  记账凭证必须经复核人员复核。复核签字(签章)后,才能据以登记账簿。复核人员必须在屏幕上直接对机器上存储的记录进行复核签字。如果记账凭证已在复核前打印输出,复核人员还必须将屏幕显示的凭证与打印输出的记账凭证进行核对,并同时在屏幕显示和打印输出的凭证上签字(签章)。

    同一张记账凭证,制单和复核不能是同一人。

    记账凭证在记账以前必须以《记账凭单》形式打印输出,原始单据附在其后,没有打印输出的凭证不得入账。

    第十六条  出纳人员根据经审核人员审查并准予报销的凭证,收入或支出款项。每天必须把当日发生的现金收支数据输入计算机并打印输出库存现金日报表。出纳人员应将库存现金实有数与现金日报表的数字核对,确保账实相符,并在核对相符的现金日报表上签字或盖章。

    第十七条  根据业务量的大小,每天或每隔1-5日记一次账,月末以前应将当月已报销的收支业务全部登记入账。

    第十八条  每月必须至少核对一次总账,核对一次明细账。

    第十九条  必须及时地将存储在机器里的账簿数据打印,形成书面账簿,会计账簿打印间隔时间不得超过三个月。

第五章  会计报表

    第二十条  会计档案包括存储在磁盘(硬盘及软盘)上的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的核算资料。

    存储在磁盘上的会计文件必须按第四章的有关规定及时打印,形成书面文件。在未打印之前不得抹去。

    由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明,由系统管理员签章认可。

    书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和保管办法管理。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上。其中:会计科目和总账数据(包括年度和月份汇总数据)必须永久保存。明细账、记账凭证及其它数据资料在两年后可根据需要存毁。

    第二十一条  必须经常对硬盘上的会计数据建立异地备份。异地备份次数每月不得少于一次。

    不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行非会计系统许可的任何操作。如果对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份软盘的副本,恢复系统数据必须使用最新的正确备份。

    第二十二条  必须妥善地保管好备份软盘。备份软盘应装在保护套和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。双备份方式下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

    磁盘会计数据外借使用时,只得使用备份软盘的副本,硬盘和正式软盘不得外借。

    第二十三条  应根据数据量大小每隔一年或一年以上清理一次磁盘,删除硬盘上以前年度的会计数据。没有备份的会计数据不得删去。

    第二十四条  磁盘会计档案的管理工作(包括:数据备份、数据恢复、清理磁盘等)由系统管理员专职执行。系统管理员对磁盘会计档案的安全和正确负责。

 

二○一一年十一月十五日



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